Uzaktan Etkin Ekip Yönetimi Nasıl Yapılır?

Uzaktan ekip yönetiminin, ekibin daha verimli çalışması için ekip ruhunun oluşturulması olduğu söylenebilir. Bununla birlikte gerekli donanım imkânının sağlanması ise bir diğer cevaptır. Ekibiyle aynı ortamda çalışan yöneticilerin belirli şartlara uyması gerekir. Fakat uzaktan bir ekip yönetilecekse daha titiz davranışlar sergilenmelidir. Uzaktan ekip yönetimi iş düzenin sağlanabilmesi ve aktif şekilde yürütülmesi adına önem taşımaktadır.

Faaliyet gösterilen sektöre göre uzaktan çalışma ortamına sahip pek çok alan bulunmaktadır. Bununla birlikte belirli hallerde ve sürelerde ekstra destek almak adına bu yöntem kullanılabilir. Ayrıca son dönemlerde olduğu gibi salgın benzeri durumlarda ekipleri uzaktan yönetilmek zorunda kalınabilir. Ekip yöneticileri uzaktan ekip yönetimi noktasında hassasiyet gösterirlerse daha başarılı sonuçlara kolayca imza atılabilir.

Uzaktan Verimli Ekip Yönetimi İpuçları

Uzaktan ekip yönetimi süreçlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için yöneticilerin dikkat etmesi ve tamamlaması gereken durumlar bulunmaktadır. Önem verilen her detay sonucunda ekiplerin motivasyonları katlanır ve daha iyi sonuçlar ortaya çıkar. Dikkat edilmesi gereken durumlar şunlardır:

• Şeffaf davranarak güven verilmelidir.
• Ekipten beklentiler net şekilde açıklanmalıdır.
• Doğru yazılımlar kullanılmalıdır.
• Çalışmalar kontrol altında tutulmalıdır.
• Ekibin çalışma esnasında kopukluk yaşamaması sağlanmalıdır.
• Baskıcı davranışlardan uzak durulmalıdır.
• Çalışanların özel zamanları için paylaşım yapılmalıdır.
• Verilen emek ve elde edilen başarılar diğer çalışanların önünde takdir edilmelidir.
• Ekibin çalışma saatlerine saygı gösterilmelidir.
• Ekip ruhunun gelişmesi için samimi iletişim kurulmalıdır.

Uzaktan ekip yönetimi çeşitli zorluklara sahip olsa da gösterilecek çabayla son derece kolay bir hale gelecektir. Bu sayede hem yöneticiler hem de çalışanlar etkin şekilde çalışabilir. Gelin, hep birlikte yapılması gerekenleri yakından inceleyelim.

Şeffaf Davranışlar Ekibin Güvenini Arttırır

Ekipte bulunan bazı çalışanlar, her zaman uzaktan çalışmaya yatkın olmayabilir. Yaşanılan zorluklar veya çalışma ortamı, içerisinde beklenmeyecek kadar zorlu problemler barındırabilir. Bu noktada yaşanan sorunlarla yakından ilgilenmeniz gerekir. Ekibinizin yaşadığı sıkıntıları rahatlıkla anlatabilmesini sağlayın. Daha önce edindiğiniz tecrübeler ışında yardımcı olmak adına yararını gördüğünüz durumlardan bahsedin. Açık biçimde davranarak ekibinizin yanında olduğunuzu gösterebilir ve güvenlerini yükseltebilirsiniz.

Ekibinize Beklentilerinizi Net Şekilde İfade Edin

Ekibinizin sizinle aynı gemide olduğunu hissetmesi çok önemlidir. Belirlenen hedef doğrultusunda beraber yol alabilmek için beklentiler net biçimde aktarılmalıdır. Uzaktan ekip yönetimi esnasında düzenli bir şekilde yapılan görüşmelerde talep ettiklerinizi anlatmalısınız. Bu sayede ekip odaklanması gereken noktaya yönelir.

Doğru ifadeler kullanarak motivasyon sağlanırken aşırıya kaçmamaya da dikkat edilmesi gerekmektedir. Gün başlangıcında veya sonunda çevrim içi görüşmeler gerçekleştirerek durum değerlendirmesi yapılabilir. Aynı zamanda çalışanlar pratik olarak yönlendirilebilir.

Ekipler belirsizlikten mutlaka uzak tutulmalıdır. Havada kalan durumlar veya tam olarak anlaşılamayan beklentiler odak noktasında ciddi sorunlar oluşmasını sağlar. Böyle durumlarda ne yapacağını anlayamayan çalışanlar, yapması gereken işi zamanında yapamayabilir.

Ekibin İhtiyaç Duyduğu Yazılımları Kullandığından Emin Olun

Uzaktan ekip yönetimi sürecinde belirtilen taleplerin rahatça yerine getirilebilmesi için ekibinizin gerekli yazılımlara ulaşabildiklerini bilmeniz gerekir. Gerçekleştirilen faaliyetlere göre kullanılması gereken programların yanı sıra iletişim adına uygulamalara tüm ekip üyelerinin erişmesi önemlidir. Ekibin Microsoft Office, Google Drive ve Dokümanlar gibi yazılımları etkin şekilde kullanması işlerin yönetilmesini kolaylaştırır. İletişimin hızlıca kurulabilmesi, kullanıcıların bu yazılımlara kolayca ulaşabilmesiyle gerçekleşir. Tercih edilebilecek iletişim yazılımlarından bazıları şunlardır:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Skype
• Jira
• Asana
• Trello
• Slack

Bu iletişim yöntemleriyle beraber çalışanların hepsinin yazılımların aynı sürümlerini kullanması da göz ardı edilmemelidir. Böylelikle aksaklıkların önüne geçilebilir. Ayrıca kullanılan profesyonel şirket uygulamaları hakkında bilgi eksikliği olan üyelerin eğitim alması uzaktan ekip yönetimi adına kıymetidir.

Çalışmaların Gösterdiği İlerlemeyi Kontrol Altında Tutun

Ekip üyelerin sürdürdükleri işleri kontrol altında tutmazsanız birçok sorunla karşılaşabilirsiniz. İş yerinde yapılan kontroller oldukça basit bir biçimde tamamlanabilir. Fakat aynı fiziksel çalışma ortamında olunmaması kontrolleri güçleştirir. Her ne kadar çevrim içi toplantılar yapılıyor olsa da gelişmeler gözden kaçırılabilir. Ekibinizi etkin şekilde yönetebilmek için yapılması gerekenlerin en iyisi, çalışmanın nasıl gittiği ve ne aşamada olduğunun sorulmasıdır. Bu sayede ekibinizle kurduğunuz irtibat daha açık ve samimi olur. Aldığınız bilgilerle ne seviyede olunduğu hakkında fikir sahibi olabilir ve gerekli durumlarda ekstra destek verebilirsiniz.

Ekibinizin Kopukluk Hissi Yaşamasının Önüne Geçin

Çalışanlarınızın verimliliğini düşürecek davranışlardan uzak durmalısınız. Aksi halde ekiplerin motivasyonu düşer ve bu durum doğrudan işlerinize yansır. Bu noktada en önemli durumların başında çabucak ulaşılabilir olmak gelir. Uzun süre ekip üyelerine cevap verilmemesi tereddütleri arttırır. Özellikle yapılacak toplantıların saatlerine sürekli olarak uymamak gibi durumlar çalışanların etkilenmesine sebep olur. Uzaktan ekip yönetimi yaparken kesinlikle iyi bir örnek olmalısınız. Aldığınız kararların tersini uygulamak veya sürekli fikir değiştirmek güzel bir intiba bırakmaz. Çalışanlara güncel bilgi verilmemesi de kopukluk yaşanması faktörlerinden biridir. İyi bir yöneticinin olumlu olması ve çalışanların iş yükünden haberdar olması çok önemlidir.

Ekibinize Aşırı Baskı Yapmayın

Ekibinizi yönetirken gerekli dengeyi sağlamalısınız. Yöneticilerin zorba olarak tanımlanabilecek davranışları, çalışanların etkinliğini azaltır. Bu durumun önüne geçmek için belirlediğiniz kurallara uyulmasını beklerken aynı zamanda ekibinize güvenmeniz gerekir. Her zaman açık şekilde ve net ifadelerle yaklaştığınız ekibinizden bu yönde karşılık almanız kaçınılmaz olur. Gereksiz yere kurulmaya çalışan baskının çoğu zaman ters tepebileceğini unutmayın.

Ekibinizin Özel Anlarına Önem Verdiğinizi Gösterin

Uzaktan ekip yönetimi esnasında ekibinizdeki çalışanların özel zamanlarında yanlarında olduğunuzu hissettirin. İş yıldönümleri ve doğum günleri gibi tarihlerde tüm ekibe bilgilendirme mesajları gönderebilirsiniz. Bununla birlikte çalışanların gösterdikleri çaba ve başarıları da duyurmanız fazlasıyla iyi hissedilmesini sağlar.

Gösterilen Başarı ve Çabaları Herkesin Görebileceği Şekilde Kutlayın

Ofis içerisinde başarıları takdir etmek daha kolay olabilir. Laf arasında söylenen sözlerle bile personelin gururlanması sağlanabilir. Çevrim içi tebriklerinizi iletebilmek için genel bir e-posta yollayabilirsiniz. Aynı zamanda toplantılarda ekibin başarısından söz ederek motivasyonu kolaylıkla yükseltebilirsiniz.

Çalışma Saatlerine Hassasiyet Gösterin

Uzaktan gerçekleştirilen çalışmalarda ekip üyelerinin 24 saat boyunca ulaşılabilir olduğu düşünülmemelidir. Tıpkı iş yerinde olduğu gibi uzaktan çalışırken de yapılması gereken başka işler olduğunu da unutmamalısınız. Bu yüzde uzaktan ekip yönetimi süreçlerinde çalışanların belirli saatlerde çalışmayı bırakmalarına saygı göstermelisiniz. Ek mesai gereken ve aciliyeti olan işler için önceden ekibe haber verilmesi önemlidir.

Ekip Ruhunu Üst Seviyede Tutmak için Her Zaman Samimi Olun

Uzaktan çalışma aşamalarında çalışanların yalnızlık, endişe veya stresle daha zor başa çıkabilmeleri mümkün olmaktadır. Sosyalleşemeyen ekip üyeleri, uzun süreler aynı ortamda bulunduğunda kendilerini işe vermekte zorluk yaşayabilir. Bu durumda iş dışı konular konuşmak ve paylaşımda bulunmak için farklı sohbet grupları oluşturmanız etkili bir seçenektir.

Komik içerikler veya etkileyici manzara resimleri yollamak veya çalışanların sıkıntılarıyla yakından ilgilenmek ekip ruhunu canlı tutar. Samimi davranışlarınız ciddi anlamda fayda kazanmanızı sağlar. Ayrıca ekip üyelerine mentorluk yaparak deneyimlerinizi paylaşmanız ve onların gelişimine katkıda bulunmanız samimi iletişim için etkili yöntemlerdendir.

Uzaktan ekip yönetimi uygulamaları, işlerin verimli şekilde ilerlemesinde son derece önemli bir yere sahiptir. Yöneticilerin sergileyecekleri tutum ve davranışlar, ekip üyelerini direkt olarak etki altına alır. Arttırılan motivasyon ve kullanılan profesyonel yazılımlar hem çalışmaları hızlandırır hem de çalışanların daha kolay başarılara ulaşmalarını sağlar. Böylece yöneticiler elde edilen başarılarda ekip üyeleriyle birlikte ciddi anlamda pay sahibi olur. Uzaktan ekip yönetimi ve verimliliğin artmasını sağlayan diğer içerikler için bizi “bulutfon.com” sitemizden takip etmeye devam edin.

Sıkça Sorulan Sorular

Uzaktan Çalışan Kişilerin Performansı Nasıl Kontrol Edilmeli?

Beklentilerin açık şekilde iletilmesiyle birlikte belirli aralıklarla ekipten bilgi alınması gerekir. Her durumda samimi davranışlar gösterilmesi ekip performansı açısından çok önemlidir. Etkin biçimde uzaktan ekip yönetimi hakkında dikkat edilmesi gerekenlere bulutfon.com aracılığıyla ulaşılabilir.

Uzaktan Çalışanlar Nasıl Motive Edilir?

Ekip üyeleri için özel anlamı olan günlere dikkat edilmeli ve kutlanmalıdır. Gösterilen başarılar ve verilen emekler takdir edilmelidir. Çalışanların daha fazla şevk edilmesi için küçük hediyeler gönderilebilir.

Uzaktan Ekip Yönetiminde En Önemli Unsur Nedir?

Uzaktan yönetilen ekiple doğru iletişim kurulması en önemli unsurdur. Yönetici ve ekip çalışanlarının şeffaf bir şekilde iletişim kurması gerekmektedir. Bu sayede karşılaşılan zorluklar veya sorunlar, ekip ruhuyla ortadan kaldırılabilir.