Telefonico multilinea e funzioni utili

Cosa sono i sistemi telefonici multi-linea?

I sistemi telefonici multi-linea sono sistemi in cui sono presenti più linee telefoniche su un unico dispositivo, in cui è possibile gestire e visualizzare diverse chiamate. È possibile accettare chiamate in arrivo o effettuare chiamate in uscita premendo un tasto speciale per un numero di telefono specifico. Inoltre, le persone che ti chiamano vengono deviate alla segreteria telefonica o al segnale di occupato durante la chiamata, in modo che coloro che ti chiamano e non riescono a raggiungerti possano lasciare un messaggio. Inoltre, i sistemi telefonici multi-linea aumentano la comunicazione e la produttività dei dipendenti del tuo ufficio fornendo facilità di comunicazione con i tuoi colleghi, dipendenti e clienti. In questo modo, puoi eliminare la confusione delle chiamate perse grazie alla sua capacità di gestire più chiamate, il che è estremamente importante per la tua attività.

Come funziona?

Puoi utilizzare i sistemi telefonici multi-linea con una connessione Internet e un computer e sono dotati di un’estensione in modo che uno o più telefoni possano essere collegati. Con questa funzione, gli operatori possono tenere in attesa le chiamate in arrivo e consentire la presenza in tempo reale di altre estensioni. Inoltre, trasmette i dati audio al ricevitore tramite cavi, ma fornisce la trasmissione di due o più linee. Inoltre, grazie ai sistemi telefonici multi-linea, è possibile connettersi ad altri telefoni e utilizzarli come linea di estensione.

Tipi di telefoni multi-linea

Più linee non significano sempre meglio. Per questo motivo, dovresti scegliere quale tipo di sistema telefonico multi-linea è più utile per la tua azienda e da quale puoi ottenere maggiore efficienza. Esaminiamo insieme i tipi di sistemi telefonici multi-linea e decidiamo quale è il migliore per te.

Telefoni a 2 linee

I telefoni a 2 linee, uno dei tipi di sistemi telefonici multi-linea, possono essere molto più adatti alle piccole imprese e alle aziende con un volume di chiamate prevedibile, poiché il numero di dipendenti può essere ridotto e il carico di lavoro è minore in queste aziende, quindi i telefoni a 2 linee sono più efficienti per le piccole imprese e sono più vantaggiosi per loro. Con questo sistema telefonico, puoi ricevere chiamate su due linee e rispondere a entrambe le linee contemporaneamente. Inoltre, se lavori da casa, puoi scegliere i telefoni a 2 linee.

Telefoni a 4 linee

Le aziende con un piccolo team di dipendenti che hanno bisogno di una linea dedicata ciascuno possono utilizzare piccole agenzie con un rappresentante delle vendite per rispondere alle chiamate dei clienti in entrata, e tali aziende possono optare per un’opzione più economica di un sistema telefonico a 4 linee. Inoltre, se gestisci una piccola impresa con pochi dipendenti che devono mettere in attesa le chiamate, rispondere a più chiamate in arrivo e trasferire le chiamate contemporaneamente, i telefoni a 4 linee possono essere la scelta giusta per te.

Telefoni a 6-12 linee

I sistemi telefonici a 6-12 linee offrono tutte le funzioni di cui hai bisogno per mantenere la tua attività in funzione in modo fluido giorno per giorno se hai un grande team. Questi sistemi telefonici multi-linea ti offrono molte funzioni come l’identificazione del chiamante, la segreteria telefonica, il trasferimento delle chiamate. Sono più veloci, hanno più memoria e hanno anche maggiori opzioni di personalizzazione rispetto ad altri telefoni. Inoltre, questi telefoni offrono funzioni avanzate come la presenza sulla linea e i tasti soft.

Caratteristiche dei sistemi telefonici multi-linea

I sistemi telefonici multi-linea offrono molte funzionalità per la tua attività e queste funzionalità ti aiuteranno molto nel migliorare la tua attività. Inoltre, grazie a queste funzionalità, la comunicazione all’interno della tua attività sarà migliore e la comunicazione tra te e i tuoi dipendenti sarà migliore, potrai comunicare in modo più chiaro e di qualità con i tuoi clienti. Queste funzionalità offrono molto di più delle semplici estensioni telefoniche multiple e contribuiscono allo sviluppo della tua attività.

Attesa di una chiamata

Invece di rispondere ai tuoi clienti quando non sei disponibile, puoi mettere in attesa le loro chiamate, in modo da poter continuare senza interrompere il tuo lavoro impegnativo e poter tornare alle chiamate dei clienti mettendoli in attesa invece di lasciare i clienti senza risposta. Sarai in grado di mettere un numero illimitato di clienti in coda in attesa finché non sei pronto a rispondere. Inoltre, con la funzione di attesa di una chiamata, che è una funzione importante dei sistemi telefonici multi-linea, puoi riprodurre la musica di attesa ai clienti che hai messo in attesa, o semplicemente mettere in attesa una chiamata se lo desideri.

Analisi delle chiamate

Puoi sfruttare la funzionalità di analisi delle chiamate dei sistemi telefonici multi-linea per organizzare le chiamate in arrivo e salvarle dalla confusione delle chiamate. Grazie all’analisi delle chiamate, ora puoi organizzare e misurare le chiamate in arrivo dai tuoi clienti o dipendenti e indirizzarle ai tuoi dipendenti o team in un ordine specifico, in modo da poter gestire il tuo lavoro in modo più efficiente senza interrompere il flusso di lavoro. Puoi anche visualizzare i rapporti delle tue analisi delle chiamate quando necessario, garantendo un flusso di chiamate più regolare.

Instradamento delle chiamate

Sarà un metodo utile per te e per indirizzare le chiamate in entrata ai dipendenti responsabili in una giornata lavorativa intensa, e registrare tutto nel sistema per assicurarti che le chiamate siano ricevute di conseguenza, senza interrompere il tuo flusso di lavoro. Riceverai solo le chiamate pertinenti a te, mentre i tuoi dipendenti riceveranno solo le chiamate pertinenti alle loro mansioni. Ciò aumenterà l’efficienza all’interno della tua azienda. Con l’instradamento delle chiamate, che è una delle funzioni dei sistemi telefonici multilinea, potrai determinare quali dipendenti riceveranno le chiamate e dirigere le chiamate in arrivo al tuo PC con l’applicazione desktop. Inoltre, con questa funzione, i tuoi telefoni verranno chiamati in un certo ordine.

Segreteria telefonica automatica

Ti farà risparmiare tempo se i tuoi clienti che ti chiamano direttamente si connettono solo ai reparti a cui vogliono collegarsi e raggiungono il dipendente responsabile di questa questione. Utilizzando i sistemi telefonici multilinea, puoi avere la funzione di segreteria telefonica automatica e inoltrare automaticamente le chiamate in arrivo al dipendente responsabile, facendo usare al cliente il tastierino numerico. Con la segreteria telefonica automatica, puoi salutare i chiamanti e fornire loro una rubrica delle estensioni. In questo modo, è anche possibile migliorare l’esperienza del cliente riducendo il tempo di attesa.

Benefici dei sistemi telefonici multilinea

I sistemi telefonici multilinea hanno benefici molto importanti per la tua azienda, quindi possiamo esaminare insieme alcuni di questi benefici.

Costo basso

I sistemi telefonici multilinea stanno passando a modelli basati su internet che ospitano tutti i tuoi dati nel cloud e inviano le informazioni delle chiamate tramite internet, quindi il costo sarà molto più basso rispetto ai telefoni tradizionali. Inoltre, poiché è una tecnologia basata su internet, non è necessario acquistare alcuna attrezzatura aggiuntiva, quindi puoi risparmiare denaro e evitare di spendere troppo. Inoltre, senza la necessità di una linea o un telefono separati per ciascun dipendente, i tuoi dipendenti possono utilizzare i dispositivi di loro scelta, come laptop, telefoni cellulari, per effettuare e ricevere chiamate, quindi avrai a disposizione l’attrezzatura che già possiedi sul posto di lavoro.

Flessibilità

I sistemi telefonici multilinea sono flessibili e puoi scalare come desideri. Se decidi di lavorare con un team più grande, puoi facilmente ampliare il tuo sistema, in modo che se farai crescere la tua attività, i tuoi sistemi telefonici multilinea cresceranno e si espanderanno con te. Puoi espandere il tuo sistema aggiungendo ulteriori apparecchi tramite cavi o installando un kit di espansione. Inoltre, i sistemi telefonici multilinea danno al tuo team la flessibilità di utilizzare gli strumenti di cui hanno bisogno e possono fare le cose con la comodità dei loro telefoni cellulari e delle connessioni Internet se lo desiderano.

Conclusioni

In breve, come abbiamo già detto, i sistemi telefonici multilinea sono molto utili per la tua azienda e grazie a queste linee, le tue chiamate saranno in un certo ordine, i tuoi clienti potranno connettersi solo al dipartimento di loro interesse senza perdere tempo e tu potrai liberarti della confusione delle chiamate sul posto di lavoro. Inoltre, anche se i tuoi dipendenti lavorano in remoto, potranno beneficiare di questo sistema e quando vorrai espandere la tua azienda, i sistemi telefonici multilinea si adatteranno. In breve, è un sistema che soddisferà le esigenze della tua azienda.

Inoltre, se ti stai chiedendo riguardo alla tecnologia VoIP e telefonica, puoi anche dare un’occhiata alla guida su VoIP Phone Guide: Everything You Need to Know about VoIP Technology & Top 4 Benefits.

Risorsa:

• https://en.wikipedia.org/wiki/Multi-Line_Extension_telephone