Qué es envío de faxes en línea? 4 Usos

Qué es el envío de fax en línea?

Es la guía definitiva para saber qué es el envío de fax en línea. Con esta publicación de blog, respondemos a la pregunta “Qué es el envío de fax en línea?”

El envío de fax en línea es la sustitución del fax tradicional. Es un dispositivo digital que permite el envío y recepción de documentos a través de la web. En la actualidad, no se necesita un equipo de fax para enviar o recibir fax. Toda la comunicación de fax se realiza a través de un portal en línea que se puede acceder desde teléfonos móviles y computadoras.

Por qué el envío de fax es una necesidad para su oficina?

Hoy en día, con la evolución digital, el fax tradicional ha comenzado a dejar su lugar al envío de fax en línea. Es una herramienta digital que permite el envío y recepción de documentos de fax en línea a través de la tecnología en la nube. El envío de fax en línea también se llama fax electrónico o fax por internet en algunos lugares. Se puede utilizar en computadoras y en todos los dispositivos inteligentes.

La diferencia entre el fax tradicional y la razón por la cual el envío de fax en línea todavía se utiliza es que es más seguro en comparación con muchas formas de transferencia de información y archivos. El envío de fax en línea utiliza encriptación de extremo a extremo para evitar que los documentos sean hackeados. De esta manera, los usuarios pueden enviar y recibir documentos utilizando una línea segura sin preocuparse por ser hackeados. Muchas empresas y personas lo prefieren porque es fácil y confiable de usar y lo consideran necesario.

Cómo utilizar el envío de fax en línea?

El fax tradicional requería una máquina de fax y una línea telefónica fija para enviar el fax. Si se compara entre el envío de fax en línea y el fax tradicional, el envío de fax en línea no imprime ni espera junto a una máquina relacionada. Los faxes se pueden enviar o recibir sin la necesidad de una herramienta física. Para ello, se suscribe al servicio de envío de fax en línea, que proporciona el servicio de convertir el fax en un documento en línea.

Las empresas que ofrecen este servicio aseguran que los archivos enviados por ambos sistemas digitales y hardware de fax tradicional se envíen a la otra parte con aplicaciones de software convertidor que los hacen compatibles con la tecnología en la nube. Este servicio convierte los documentos en un formato que la máquina de fax puede leer en el lado del destinatario de su mensaje y los envía a través de un número de fax en línea o correo electrónico (por ejemplo, 000000000@onlinefax.com. Estos documentos convertidos pueden ser cualquier documento que se pueda adjuntar a un correo electrónico, documentos de Microsoft Word, archivos PDF e imágenes escaneadas. Además, se puede hacer un intercambio de documentos a doble cara desde el envío de fax en línea al envío de fax en línea o desde el envío de fax en línea al fax tradicional.

Beneficios del Fax en Línea

Después de responder la pregunta “¿Qué es el fax en línea?”, centrémonos en los beneficios del fax en línea:

Uno de los beneficios más evidentes del fax en línea es que es más conveniente. Debido a que el fax tradicional requería una máquina y tenía una capacidad limitada para enviar documentos al mismo tiempo. Además, carecía de portabilidad. El beneficio del fax en línea es que no ocupa espacio en la oficina y muchos documentos pueden ser enviados al mismo tiempo desde una sola fuente.
El fax en línea es costo-efectivo. ¿Cómo disminuye los costos el fax en línea? Porque solo se paga una tarifa de suscripción en el fax en línea. Pero en el fax tradicional, necesitas comprar una máquina de fax. Además, hay materiales que constantemente tienen costo, como el papel y la tinta del tóner.
Otro beneficio es que previene el desperdicio de tiempo. ¿Cómo ahorra tiempo el fax en línea? Porque para el fax tradicional, la gente tenía que ir de un lugar a otro. No estaba disponible para todos. Pero el fax en línea está disponible para cualquier persona a través de su teléfono celular o computadora personal. Por esta razón, su accesibilidad es mayor.
La accesibilidad de la máquina de fax no fue el único problema. Se tenía que tener completa la disponibilidad de materiales como el tóner, la tinta y el papel. Si estos materiales faltaban o no estaban completos, el documento se enviaba a la otra parte incompleto o incorrecto. Otra posibilidad era que las personas no pudieran enviar el fax. Por esta razón, el hecho de no necesitar ningún material adicional es uno de los beneficios del fax en línea.
Los documentos no pueden ser respaldados en una máquina de fax tradicional. Además, se enfrenta a muchos problemas técnicos. Por ejemplo, interrupciones del servicio, problemas con la impresión de documentos, problemas de inicio de sesión, atascos, fallas al enviar o recibir archivos, sobrecalentamiento de la máquina, entre otros… Por otro lado, todas las transacciones en el fax en línea se llevan a cabo con el sistema en la nube, los documentos se respaldan automáticamente y no hay problemas como la pérdida de documentos. Incluso si hay un problema con la conexión a Internet durante la transmisión, se puede recuperar porque el sistema en la nube se realiza automáticamente para el respaldo. Además, debido a que funciona con el sistema en la nube, hay muchos menos problemas en comparación con un fax tradicional.

4 Usos Comunes de los Servicios de Fax en Línea

¿Qué puede hacer el fax en línea por su empresa además de ofrecer los beneficios descritos anteriormente?

Envío de documentos confidenciales que requieren una conexión segura

El desarrollo de la tecnología no solo es bueno. En la actualidad, a medida que la tecnología se desarrolla, aumenta el peligro de la seguridad de la información. Esto se debe a que se han desarrollado muchas nuevas formas de piratear sistemas. Por otro lado, el fax en línea se basa en la tecnología en la nube. Las empresas o personas prefieren el fax en línea, a diferencia de enviar un correo electrónico u otros documentos, el fax en línea utiliza cifrado de extremo a extremo para evitar que los documentos sean pirateados. De esta manera, los usuarios pueden enviar y recibir documentos utilizando una línea segura sin preocuparse por los piratas informáticos.

Además, el fax en línea es más seguro que el fax tradicional, que tiene problemas como el marcado incorrecto del número de fax y problemas como que las personas equivocadas obtengan los documentos. Cuando envía un fax en línea, puede ver el nombre y el apellido de la persona enviada directamente con el código de fax que ingresa mientras envía. De esta manera, puede verificar si se envió a la persona correcta.

Envía documentos demasiado grandes para enviar por fax

Las máquinas de fax tienen una capacidad limitada. Por esta razón, necesitas enviar un cierto número de faxes al mismo tiempo. Además, tienes que esperar para enviar piezas. Para aumentar esta capacidad de envío de faxes, las empresas o personas deben comprar más máquinas de fax. Además, no puedes enviar todos los tipos de documentos. Con la digitalización de la comunicación, cada vez se abren más áreas. Este es el caso del envío de faxes en línea. El tamaño y la huella de los documentos se han reducido al mínimo con el envío de faxes en línea. Al mismo tiempo, se pueden enviar un número ilimitado de documentos desde una sola fuente. Puedes enviar estos documentos en segundos y no tienes que esperar.

Evita el alto costo del servicio de fax tradicional

Cuando se usaba el fax tradicional, las empresas tenían que pagar una tarifa separada por la máquina de fax. Como era un dispositivo adicional conectado a la electricidad, generaba mayores costos en las facturas. Además, si surgía un problema con la máquina, tenías que llamar al soporte técnico y pagar un costo adicional. También, si no querías enfrentar problemas, tenías que hacer un mantenimiento regular.

Además de eso, tenían muchos costos adicionales regulares como papel, tinta y tóner. Si los individuos tenían que enviar faxes, se debían pagar tarifas separadas por cada documento. Ahora, como no se requiere una máquina adicional, se ahorran costos adicionales regulares. Las personas y las empresas solo pagan una tarifa fija mensual o anual de suscripción, no es necesario cobrar por separado por cada documento.

Enviar documentos cuando estás fuera de la oficina

Antes, tenías que ir a un lugar que tuviera una máquina de fax para enviar faxes tradicionales. Este lugar podía ser una tienda o un lugar como una oficina de correos. Además, no se podían enviar documentos en días festivos o fuera del horario de trabajo. Con el desarrollo del envío de faxes en línea, puedes enviar cualquier documento que desees, cuando y donde quieras. Debido al sistema en la nube, puedes enviar fácilmente tus documentos desde todas las computadoras y dispositivos móviles a través de tu suscripción.

Conclusión

Con el desarrollo de la tecnología, el fax tradicional ha evolucionado hacia el envío de faxes en línea. El envío de faxes en línea es un fax enviado a través de la tecnología en la nube. Hoy en día, la razón por la que el envío de faxes en línea sigue siendo válido es que es seguro como método de transferencia de información y archivos. Debido a que el envío de faxes en línea utiliza cifrado de extremo a extremo para evitar que los documentos sean hackeados.

Si una persona o empresa desea enviar un fax en línea, debe suscribirse a un servicio de envío de faxes en línea que proporcione un servicio de conversión de fax a documento en línea. La empresa de envío de faxes en línea tiene un software que puede convertir los documentos en un formato que la máquina de fax pueda leer en el lado del destinatario de su mensaje. Después de convertir el archivo, lo envía a través de un número de fax en línea o correo electrónico. Puede ser utilizado por todas las computadoras y dispositivos inteligentes.

Si desea obtener más información sobre qué es el envío de faxes en línea, puede leer otro artículo de blog sobre la Historia de la máquina de fax.